Chez HotelManager, nous accordons une grande importance à la protection de vos données personnelles. Cette politique explique quelles données nous collectons sur le site hotelmanager.live, pourquoi nous les collectons, avec qui nous les partageons et quels sont vos droits.
1. Qui est responsable de vos données ?
Le site hotelmanager.live et le logiciel HotelManager sont édités par :
- SOU NOVA, SARL
- RCCM : TG-LFW-01-2026-B12-00968
- Adresse : Agoè-Anomé, Lomé, Togo · BP 3210
- Email : contact@hotelmanager.live
- Téléphone / WhatsApp : +228 91-17-61-78 / 78-81-63-20
SOU NOVA est responsable du traitement des données collectées sur ce site, conformément à la loi togolaise n° 2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel.
2. Quelles données collectons-nous ?
Lorsque vous demandez une démo
Le formulaire de demande de démo collecte :
- votre nom complet ;
- le nom de votre établissement ;
- votre numéro de téléphone / WhatsApp ;
- votre adresse email (facultative) ;
- votre ville et votre pays ;
- la date et l'heure souhaitées pour la démo ;
- la façon dont vous avez connu HotelManager ;
- votre message, si vous en écrivez un.
Nous vous demandons de ne pas indiquer dans le champ « Message » d'informations sensibles (santé, opinions, données bancaires, etc.) : elles ne sont pas nécessaires pour organiser une démo.
Lorsque vous nous contactez directement
Si vous nous écrivez par email, par WhatsApp ou nous appelez, nous recevons les informations que vous choisissez de nous transmettre (nom, numéro, contenu des échanges).
Lorsque vous naviguez sur le site
Comme tout site web, notre serveur enregistre des données techniques dans ses journaux : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, date et heure de la visite. Nous n'utilisons aucun outil de mesure d'audience ni aucune publicité ciblée sur ce site.
3. Pourquoi les utilisons-nous ?
| Utilisation | Base légale |
|---|---|
| Répondre à votre demande, confirmer et réaliser la démo | Votre demande (mesures préalables à un contrat) |
| Vous ouvrir un accès d'essai gratuit de 14 jours si vous le souhaitez après la démo | Votre demande (mesures préalables à un contrat) |
| Vous recontacter au sujet de votre demande et de nos offres | Notre intérêt légitime à suivre nos prospects |
| Savoir comment vous nous avez connus, pour améliorer notre communication | Notre intérêt légitime |
| Assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site | Notre intérêt légitime |
Nous ne vendons ni ne louons jamais vos données. Nous ne les utilisons pas pour vous envoyer de la publicité de la part d'autres entreprises.
4. Avec qui les partageons-nous ?
Vos données sont accessibles uniquement aux membres de l'équipe SOU NOVA chargés de répondre aux demandes et de réaliser les démos. Pour faire fonctionner le site, nous faisons appel aux prestataires suivants :
- Web3Forms : transmet le contenu du formulaire de démo jusqu'à notre boîte email.
- WhatsApp (Meta) : lorsque vous envoyez le formulaire, WhatsApp s'ouvre avec votre demande pré-remplie. Le message n'est envoyé que si vous le validez vous-même dans WhatsApp, et il est alors soumis à lapolitique de confidentialité de WhatsApp.
- Google Fonts : les polices d'écriture du site sont chargées depuis les serveurs de Google, qui reçoivent à cette occasion votre adresse IP.
- Notre hébergeur : il héberge le site et ses journaux techniques.
Certains de ces prestataires sont situés hors du Togo. Nous ne faisons appel qu'à des prestataires reconnus qui s'engagent à protéger les données qu'ils traitent.
Nous pouvons enfin être amenés à communiquer des données aux autorités, uniquement si la loi nous y oblige.
5. Combien de temps les conservons-nous ?
- Demandes de démo et échanges : 3 ans à compter de notre dernier contact avec vous, si vous ne devenez pas client. Si vous devenez client, elles sont conservées pendant toute la durée de votre abonnement.
- Journaux techniques du serveur : 12 mois au maximum.
À l'issue de ces durées, les données sont supprimées.
6. Comment les protégeons-nous ?
Le site et l'application sont accessibles uniquement en connexion sécurisée (HTTPS, chiffrement SSL). L'accès aux demandes de démo est réservé aux personnes de l'équipe qui en ont besoin. Aucun système n'étant infaillible, nous vous informerons, ainsi que les autorités compétentes, en cas d'incident affectant vos données lorsque la loi l'exige.
7. Les données saisies dans l'application
Lorsque vous utilisez HotelManager (pendant l'essai gratuit ou un abonnement), vous y enregistrez les données de votre établissement : réservations, informations sur vos clients, votre personnel, vos ventes, votre stock, etc.
- Ces données vous appartiennent. Vous en restez responsable vis-à-vis de vos propres clients et employés ; SOU NOVA les traite uniquement pour vous fournir le service.
- Les données de chaque établissement sont complètement isolées de celles des autres établissements.
- Elles sont protégées par chiffrement SSL et sauvegardées chaque jour.
- Nous ne les utilisons jamais à d'autres fins et ne les communiquons à personne, sauf obligation légale.
- À la fin de votre abonnement, vous pouvez nous demander de vous les transmettre ou de les supprimer.
8. Cookies
Le site hotelmanager.live ne dépose aucun cookie publicitaire ou de mesure d'audience sur votre appareil. Aucun bandeau de consentement n'est donc nécessaire.
9. Vos droits
Conformément à la loi, vous pouvez à tout moment :
- savoir quelles données nous détenons sur vous et en obtenir une copie ;
- les faire corriger si elles sont inexactes ;
- demander leur suppression ;
- vous opposer à leur utilisation, notamment pour ne plus être recontacté.
Pour exercer ces droits, écrivez-nous à contact@hotelmanager.live ou sur WhatsApp au +228 91-17-61-78. Nous vous répondrons dans un délai d'un mois au maximum. Nous pourrons vous demander de justifier de votre identité.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à l'Instance de Protection des Données à Caractère Personnel (IPDCP) du Togo.
10. Suppression de vos données
Vous pouvez demander à tout moment la suppression des données personnelles que HotelManager détient à votre sujet. La demande est gratuite.
Comment faire la demande
- Écrivez à contact@hotelmanager.liveavec pour objet « Suppression de mes données ».
- Indiquez le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail concernés et, si vous êtes client d'un hôtel, le nom de l'hôtel.
- Nous confirmons la réception sous 72 heures et effectuons la suppression dans un délai de 30 jours. Nous pouvons vous demander de prouver que le numéro ou l'adresse vous appartient.
Ce qui est supprimé
- Clients des hôtels ayant écrit sur WhatsApp : vos messages, fichiers reçus et votre numéro sont supprimés de l'assistant WhatsApp. Sans demande, les messages sont supprimés automatiquement après 12 mois.
- Hôtels utilisateurs de HotelManager : la déconnexion du numéro WhatsApp dans les réglages supprime immédiatement le jeton d'accès fourni par Meta. La suppression du compte entraîne celle des données de l'établissement.
- Connexion Facebook / Meta : vous pouvez aussi retirer l'accès de HotelManager depuis les paramètres de votre compte Facebook, rubrique « Intégrations professionnelles ».
Certaines données doivent être conservées malgré la demande lorsque la loi l'impose, par exemple les factures et les données comptables des réservations. Elles sont alors conservées pour la durée légale, puis supprimées.
11. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique, par exemple si nous ajoutons un nouveau service. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de changement important, nous l'indiquerons clairement sur le site.